Druckkosten senken: Was Sie tun können und wie Sie dabei vorgehen

Ihre Druckkosten senken Sie, indem Sie einige unserer Tipps und Tricks in die Tat umsetzen.
Ihre Druckkosten senken Sie, indem Sie einige unserer Tipps und Tricks in die Tat umsetzen. © 440476598 - Steidi, depositphotos.com

Druckkosten sind vor allem in Firmen und großen Büros ein Thema, dem größere Beachtung geschenkt werden sollte, denn nicht selten können diese Kosten in die Höhe schnellen, wenn ihnen nicht die Aufmerksamkeit angedeiht, derer es bedarf. Aber auch im Home-Office können Druckkosten schnell das Budget belasten. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen im Folgenden zeigen, wie Sie nachhaltig Ihre Druckkosten senken können. Dabei soll unter anderem erläutert werden, woraus sich diese Kosten zusammensetzen, sodass Sie Punkt für Punkt erörtern können, wo genau sich Kostenfallen befinden und welche Möglichkeiten zur Kostensenkung individuell für Sie infrage kommen. Dabei spielen sowohl Ihr Drucker als auch das verwendete Verbrauchsmaterial sowie das zu druckende Motiv und die Art des Drucks eine entscheidende Rolle. Denn lassen Sie uns ehrlich sein, vom Zeitalter des papierlosen Büros sind wir trotz immer engerer Vernetzungen noch weit entfernt.

Druckkosten und wo sie sich verstecken

Bevor Sie damit beginnen können, Ihre Druckkosten zu reduzieren, müssen Sie die Kostenfallen ausfindig machen.
Bevor Sie damit beginnen können, Ihre Druckkosten zu reduzieren, müssen Sie die Kostenfallen ausfindig machen. © 10806227 – voronin-76, depositphotos.com

Im Allgemeinen handelt es sich bei Druckkosten um sämtliche anfallenden Kosten bei der Nutzung eines Druckers. Darunter fallen nicht nur Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen, Toner oder Papier, sondern auch der Stromverbrauch, Wartungskosten usw. In Unternehmen kommt es zudem darauf an, ob man sich für Arbeitsplatzdrucker für jeden Mitarbeiter oder einen Bürodrucker entscheidet.

Der Drucker

Der Drucker als solches verursacht je nach Typ, Alter und Modell unterschiedliche Kosten. Diese beginnen bereits beim Kauf. Diesbezüglich sollten Sie sich schon im Vorfeld Gedanken machen, was Ihr Drucker tatsächlich können muss und wie oft Sie ihn nutzen, denn es gibt durchaus auch Drucker für Wenigdrucker. Verzeichnen Sie monatlich aber ein hohes Druckvolumen im Home-Office oder in der Firma, sind solche Geräte unpassend. Zudem sollten Sie einen Laserdrucker-Tintenstrahldrucker-Vergleich zurate ziehen, denn die Arten unterscheiden sich nicht nur deutlich in ihrer Arbeitsweise, sondern eignen sich jeweils auch für unterschiedliche Anwendungsbereiche, was sich wiederum in den anfallenden Kosten niederschlägt. Tintenstrahldrucker sind beispielsweise in der Anschaffung sehr günstig, doch da die Druckertinte mit zu den teuersten Flüssigkeiten der Welt gehört, können Folgekosten bezüglich der Druckerpatronen schnell den Kaufpreis übersteigen. Zudem kann es passieren, dass bei längerem Nichtgebrauch die Druckerpatrone eintrocknet. Zwar können Sie mit einigen Kniffen, eine solche wieder nutzbar machen, doch häufig kann nur der Neukauf Abhilfe schaffen. Laserdrucker hingegen sind in der Anschaffung kostenintensiver, jedoch können Sie mit den Tonerkartuschen meist weit höhere Reichweiten erzielen und so effektiver drucken. Da das Tonerpulver bereits ein trockenes Material ist, ist die Toner-Haltbarkeit nahezu unbegrenzt. All dies hängt aber außerdem von Ihrem Druckverhalten ab, d. h. was und wie viel Sie drucken. Benötigen Sie hauptsächlich hin und wieder einen Ausdruck oder drucken vornehmlich Bilder und Fotos, eignet sich ein Tintenstrahldrucker aufgrund seiner hohen möglichen Auflösung. Drucken Sie hingegen sehr viel und in erster Linie Dokumente, bietet sich ein Laserdrucker an, da er oft wesentlich schneller, in Summe günstiger und dokumentenecht druckt. 

Mittlerweile integrieren außerdem die meisten Hersteller diverse Funktionen für ein effizientes Arbeiten. Dazu zählen beispielsweise der Stromsparmodus, Toner- bzw. Tintensparmodus sowie die Möglichkeit im Entwurfsmodus zu drucken. Letzterer bietet sich vor allem an, wenn Sie Ihre Ausdrucke nicht in höchster Qualität drucken müssen. Im Allgemeinen lässt sich festhalten, dass moderne Systeme meist effizienter und sparsamer arbeiten als ältere Modelle, wobei Laserdrucker aufgrund der benötigten hohen Temperatur während des Drucks im Allgemeinen einen leicht höheren Energieverbrauch verzeichnen.

In größeren Büros und Unternehmen gelten in der Regel Abteilungsdrucker als sparsamer, denn die Hemmschwelle, Unnötiges über ein solches Gerät auszudrucken, worauf mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, ist hier höher. Zudem sollte man sich in so einem Fall überlegen, ob Multifunktionsdrucker die besser geeigneten Geräte sind, als Drucker, Kopierer und Fax als Stand-Alone-Modelle bereitstehen zu haben. Mit nur einem Gerät können sich die Kosten für Verbrauchsmaterial, Strom und Wartung drastisch reduzieren lassen. Werden zudem moderne und stromsparende Multifunktionsdrucker verwendet, wird automatisch der Energieverbrauch reduziert. Eine einheitliche Druckerflotte ist zudem sinnvoller als unterschiedliche Geräte verschiedener Hersteller. Dies spart unter anderem Aufwand bei der Bestellung von Zubehör sowie anfallende Wartungskosten. Eine einheitliche Druckerflotte erleichtert außerdem die Einbindung in das firmeninterne Netzwerk. So lassen sich ganz einfach all Ihre Drucker im Netzwerk finden.

Druckkosten senken mittels Druckeinstellungen

Wenn Sie Druckkosten einsparen möchten, können Sie diverse Einstellungen Ihres Druckers bzw. der Software nutzen, um dies zu realisieren.

  • Nutzen Sie den Entwurfsmodus.

Nicht jedes gedruckte Dokument ist gleich wichtig und muss daher nicht immer in der höchsten Qualitätsstufe ausgedruckt werden. Für Ihre eigenen Unterlagen oder unwichtigere Ausdrucke reicht in vielen Fällen der Entwurfsmodus oder Sparmodus Ihres Druckers aus. Wenn Sie besonders wichtige Dokumente oder Bilder drucken müssen, empfiehlt es sich außerdem, wenn Sie zuvor eine Testseite drucken und dafür den Entwurfsmodus wählen. So können Sie einschätzen, wie der spätere Druck beispielsweise auf Spezialpapier aussehen wird.

  • Drucken Sie mehrere Seiten auf ein Blatt.

Gerade, wenn Sie besonders viele zusammengehörige Seiten auf einmal drucken müssen, bietet es sich an, wenn Sie mehrere Seiten auf ein Blatt drucken. So sparen Sie ganz offensichtlich nicht nur Papier, das mitunter in Masse hohe Kosten verursachen kann, sondern auch Tinte bzw. Toner, da die Schrift meist automatisch kleiner wird. 

  • Nutzen Sie den Duplexdruck.

Wenn Sie mehrere Seiten auf ein Blatt drucken und zusätzlich den Duplexdruck einstellen, sparen Sie gleich doppelt.

  • Verwenden Sie sparsame Schriftarten.

Nicht jede Schriftart benötigt gleich viel Tinte bzw. Toner. Garamond und Century Gothic gehören zu den sparsamsten Schriftarten für den Druck Ihrer Dokumente. Reduzieren Sie hierbei noch die Schriftgröße, können Sie richtig Tinte, Toner und Papier sparen.

  • Drucken Sie in Schwarz-Weiß statt in Farbe.

Wenn Sie sich für den Schwarz-Weiß-Druck entscheiden, können Sie enorm sparen, indem Sie Ihre Farbtinte bzw. den Farbtoner schonen.

  • Drucken Sie aus dem Internet mithilfe der Druckansicht.

Wenn Sie etwas aus dem Internet drucken möchten, müssen Sie nicht die ganze Seite drucken, sondern können mithilfe der Webdruckansicht den Druckbereich einschränken.

  • Drucken Sie nur markierte Bereiche.

Häufig benötigen Sie aus einem Dokument oder einer Präsentation ausschließlich den Text und müssen nicht alle Bilder mit ausdrucken. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Bereiche zu markieren, die Sie auch wirklich als Ausdruck benötigen und ausschließlich ebendiese auszudrucken.

  • Komprimieren Sie Ihre Druckdaten.

Gerade beim Fotodruck ist es ratsam, die Dateien zu verkleinern. So können Sie ganz leicht Arbeitsspeicher auf Ihrem Rechner freiräumen und auch Ihr Drucker muss keine allzu große Datenmenge verarbeiten. Geeignete Formate sind beispielsweise PNG oder JPG.

  • Was müssen Sie tatsächlich ausdrucken?

Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, was Sie tatsächlich ausdrucken möchten. So vermeiden Sie unnötigen Papiermüll.

  • Vermeiden Sie Fehldrucke.

Ebenso, wie Sie vorher genau überlegen sollten, ob Sie den gewünschten Ausdruck tatsächlich benötigen, sollten Sie vor dem Druck auch die Druckvorschau nutzen. So vermeiden Sie Fehldrucke, die später im Müll langen. Kontrollieren Sie also mithilfe der Druckvorschau, ob in Ihrem Dokument, der Grafik o. ä. alles seine Richtigkeit hat.

Das Verbrauchsmaterial als entscheidender Punkt

Das Verbrauchsmaterial spielt eine entscheidende Rolle beim Thema Druckkosten. Wie weiter oben bereits erläutert, sind Tintenpatronen auf Dauer teurer als Tonerkartuschen, vor allem, wenn Sie in der Hauptsache Dokumente drucken, wie es in den meisten Unternehmen der Fall ist. In jedem Fall kann aber Allgemein festgehalten werden, dass originales Verbrauchsmaterial recht teuer ist, da die Druckerhersteller hauptsächlich nicht mit Ihren Geräten, sondern mit dem Zubehör Gewinn machen. Dies schlägt sich natürlich im Preis nieder. Dank unserer langjährigen Erfahrung können wir von TintenCenter aber konstatieren, dass Sie bei uns auch ebenso hochwertige kompatible Druckerpatronen und Toner finden, die passgenau auf das jeweilige Druckermodell abgestimmt sind. Noch immer halten sich die Vorurteile gegenüber alternativem Verbrauchsmaterial hartnäckig, obwohl es kaum einen Grund dafür gibt. Selbst die Stiftung Warentest untersuchte Druckerpatronen und konnte die Vorteile kompatibler Produkte aufzeigen.

Aber auch das Papier spielt eine entscheidende Rolle. So gibt es auf dem Markt zig verschiedene Druckerpapiere, aus denen es zu wählen gilt. Dabei sollten Sie stets den Zweck und Anwendungsbereich Ihrer Ausdrucke beachten. Fotos sollten dergestalt beispielsweise nicht unbedingt auf herkömmlichem Kopierpapier, sondern auf speziellem Fotopapier gedruckt werden. Alle anfallenden Dokumente können auf herkömmlichem Papier ausgedruckt werden. Dabei sollten Sie aber nicht zum allergünstigsten Papier greifen, da dieses meist unsaubere Schnittkanten sowie einen hohen Abrieb aufweist, was in einem Papierstau resultieren kann, welcher wiederum Zeit und mitunter Kosten verursacht. Greifen Sie daher zu günstigem, gutem Papier. Auch Recyclingpapier ist mittlerweile nicht immer nur grau oder weist einen vergilbten Schleier auf. Heutzutage ist es kaum mehr von herkömmlichem Papier zu unterscheiden. Mit Recyclingpapier sparen Sie nicht nur Kosten und schonen Ihren Geldbeutel, sondern auch unsere Umwelt und natürliche Ressourcen.

Druckkosten senken: Ein Fazit

Senken Sie nachhaltig Ihre Druckkosten und schonen Sie Geldbeutel und Umwelt.
Senken Sie nachhaltig Ihre Druckkosten und schonen Sie Geldbeutel und Umwelt. © 440476642 – Steidi, depositphotos.com

Wenn Sie Ihre Druckkosten senken möchten, führen wie beschrieben verschiedene Wege zum Ziel. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Kosten verschaffen, um Einsparpotenziale finden zu können. Dabei spielen sowohl der Drucker selbst als auch das verwendete Verbrauchsmaterial eine entscheidende Rolle. Die meisten Kosten können Sie hier einsparen, wenn Sie Ihre Druckerflotte einheitlich mit modernen Geräten ausstatten und zu kompatiblen Druckerpatronen bzw. Tonern greifen. Diese bieten neben einer einwandfreien Qualität häufig auch eine höhere Reichweite als originale Produkte. Zusätzlich können Sie mithilfe von diversen Druckeinstellungen verschiedene Sparmöglichkeiten wahrnehmen. Einerseits weisen viele moderne Drucker Sparmodi an, andererseits können Sie mit wenigen Handgriffen Tinte, Toner und Papier einsparen und so nicht nur Ihren Geldbeutel, sondern auch unsere Umwelt und ihre natürlichen Ressourcen schonen. Druckkosten senken und dabei sparen lohnt sich also in mehr als einer Hinsicht!

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