Druckerserver einrichten: Notwendigkeit und Zweck

Ein Druckerserver ist sinnvoll, wenn Sie ein hohes Druckvolumen zu verzeichnen haben und mehrere PCs auf einen Drucker zugreifen müssen.
Ein Druckerserver ist sinnvoll, wenn Sie ein hohes Druckvolumen zu verzeichnen haben und mehrere PCs auf einen Drucker zugreifen müssen. © 70461883 - Iconbunny, depositphotos.com

Besonders in größeren Unternehmen und Büros können die Kosten für mehrere Arbeitsplatzdrucker schnell in die Höhe steigen. Besser ist es hier, wenn Sie nur einige wenige Geräte betreiben müssen und diese mittels eines Druckerservers verbinden, sodass die berechtigten Mitarbeiter mithilfe der verbundenen PCs auf den Drucker Zugriff haben. Aber auch im Heimgebrauch kann es vorteilhaft sein, wenn Sie einen Druckerserver einrichten, damit alle Familienmitglieder auf einen einzelnen Heimdrucker zugreifen können, sodass Sie nicht für jeden PC ein eigenes Gerät benötigen. Um den Druckerserver einrichten zu können, ist es notwendig, dass sich alle PCs, die den Drucker später ansprechen sollen, im gleichen Netzwerk befinden. Dies ist gegeben, wenn die Computer mit demselben Internetanschluss verbunden sind.

Der passende Drucker

Bevor sie einen Druckerserver einrichten können, benötigen Sie den passenden Drucker, denn nicht jedes Gerät ist für einen solchen Anschluss geeignet. In erster Linie benötigen Sie einen netzwerkfähigen Drucker. Ob es sich dabei um einen Laserdrucker oder einen Tintenstrahldrucker handelt, obliegt Ihren individuellen Bedürfnissen. Drucken Sie hauptsächlich Dokumente, wie es in vielen Unternehmen und Büroumgebungen der Fall ist, sind Laserdrucker meist die optimale Wahl. Drucken Sie nur wenig oder hauptsächlich Bilder und Grafiken in Farbe, entsprechen Tintenstrahldrucker ob ihrer hohen möglichen Auflösung eher diesen Ansprüchen. Besonders beliebt sind auch Multifunktionsdrucker, da Sie mit diesen Modellen sowohl drucken als auch kopieren, scannen und teilweise sogar faxen können. Achten Sie also bereits beim Kauf darauf, ob Ihr gewünschtes Modell netzwerkfähig und somit für die Arbeit mit einem Druckerserver geeignet ist.

Was ist ein Druckerserver?

Um zu verstehen, weshalb ein sogenannter Printserver viele Vorteile bietet, ist es notwendig zu wissen, was ein solcher eigentlich ist. Sie können sich einen Druckerserver als eine Art Minicomputer mit Netzwerkschnittstellen vorstellen, der die Druckdaten aus dem Netzwerk verwaltet und an den Drucker sendet. Sie werden vielfach verwendet, um Netzwerkdrucker zentral zu betreuen. Realisieren können Sie einen Druckerserver beispielsweise extern, indem Sie einen ausrangierten PC, welchen Sie sowohl mit Ihrem Netzwerk als auch mit dem Drucker verbinden, nutzen. In größeren Firmen sind speziellere Modelle vorteilhaft. Im Anschluss können Sie Ihren Drucker im Netzwerk freigeben, sodass alle Netzwerk-PCs Zugriff auf diesen haben. Auf der anderen Seite gibt es sogenannte Netzwerkdrucker, die einen solchen Printserver bereits integriert haben, da sie darauf ausgerichtet sind, von mehreren PCs aus angesprochen zu werden. Aber auch ein Router kann als Druckerserver dienen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie einen Druckerserver einrichten können, beispielsweise über Ihren Router.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie einen Druckerserver einrichten können, beispielsweise über Ihren Router. © 310724230 – IgorVetushko, depositphotos.com

Vorteile und Nachteile eines Druckerservers

Die Arbeit mit einem Druckerserver hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Vorteilhaft ist vor allem die Möglichkeit, dass mehrere Druckaufträge gleichzeitig getätigt werden können, die über den Server verwaltet und an den Drucker weitergeleitet werden, ohne dass Sie Gefahr einer Überlastung des Druckers aufgrund einer zu vollen Druckerwarteschlange laufen. Ein guter PC bzw. Server sorgt dabei für einen schnellen und reibungslosen Ablauf. Damit dieser aber stattfinden kann, muss der PC jederzeit mit Strom versorgt sein, was sich mitunter in erhöhten Energiekosten niederschlagen kann. Auch eine gewisse Geräuschbelästigung lässt sich häufig aufgrund der Belüftung und arbeitenden Festplatte nicht vermeiden, weshalb ein separater Raum zur Unterbringung des Servers ratsam ist. Werden an diesem Rechner Arbeiten wie eine Wartung, Upgrades oder ähnliches durchgeführt, kann es zu Unterbrechungen des Druckbetriebes kommen, da auch ein solcher Server nur ein begrenztes Rechenvolumen besitzt.

Druckerserver einrichten: Verschiedene Optionen

Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Varianten eines Druckerservers. Zum einen können Sie einen externen Druckerserver nutzen, einen Printserver via Router einbinden oder einen integrierten Druckerserver verwenden. In jedem Fall benötigen Sie eine IP-Adresse, welche vom Router vergeben wird.

Einen externen Druckerserver einrichten

Printserver gibt es als kleine Geräte, die einen PC als Server ersetzen. Wie Sie einen solchen installieren, soll im Folgenden Schritt für Schritt erklärt werden.

  • Richten Sie den Printserver aus und verbinden Sie ihn mit dem Netzwerkstecker, bevor Sie ihn einschalten.
  • Sobald der externe Druckerserver hochgefahren ist, schließen Sie die LAN-Kabel an und warten Sie bis die LEDs nicht mehr flackern oder blinken.
  • Verbinden Sie nun ein LAN-Kabel mit einem Computer. Die entsprechende LED sollte am verbundenen Port aufleuchten.
  • Ist die Verbindung erfolgreich, können Sie auf den Printserver zugreifen und der DHCP-Tabelle die benötigte IP-Adresse für den Server entnehmen.
  • Im Administrator-Handbuch finden Sie den Benutzernamen und das Passwort.
  • Öffnen Sie nun Ihren Browser und geben Sie die IP-Adresse und danach das geforderte Passwort ein.
  • Im Anschluss kann der Druckerserver verwendet werden.

Um Ihnen die Einrichtung eines DHCP-Servers zu erleichtern, können Sie einen solchen direkt an Ihren PC anschließen, wobei die Software Ihnen die Installation in vielen Fällen einfacher macht.

Router als Druckerserver verwenden

Auch moderne Router können vielfach als Druckerserver verwendet werden, sodass Sie keinen zusätzlichen externen Printserver nutzen müssen. Bei dieser Variante muss der Drucker allerdings in der Nähe des Routers stehen und via Netzwerkkabel verbunden werden. Sind zu große Entfernungen zwischen Router und Drucker, kann es passieren, dass die Datenübertragung leidet. Nun müssen Sie mittels der IP-Adresse Ihren Drucker im Netzwerk finden. Um dies zu bewerkstelligen, ist das DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol) notwendig, welches Sie über die Netzwerkeinstellungen bei den Optionen für IPv4-Adressen am Router oder über dessen Software aktivieren können, indem Sie dort ein Häkchen setzen. Im Anschluss können Sie Drucker und Router via Kabel verbinden, sodass dem Drucker über den Router eine IP-Adresse zugewiesen werden kann. Handelt es sich um ein neues Gerät müssen Sie noch sämtliche aktuellen Treiber installieren, um Ihren Netzwerkdrucker optimal verwenden zu können. Wird der Drucker nicht automatisch gefunden, können Sie diesen auch manuell über die Option „Drucker nicht aufgelistet“ über seine TCP-/IP-Adresse oder den Hostnamen suchen. Sobald das Netzwerk den Drucker erkannt hat, werden meist automatisch sämtliche Treiber installiert.

Druckerserver über WLAN bedienen

Ist Ihr Drucker WLAN-fähig, können Sie ihn problemlos ohne Kabel als Netzwerkdrucker verwenden und so auch als Druckerserver. Hierbei benötigen Sie vielfach nicht einmal einen Computer, da WLAN-fähige Drucker zumeist auch mobil via Smartphone oder Tablet angesprochen werden können. Demzufolge können Sie mittels AirPrint oder einem anderen Dienst wie Google Cloud Print sowie Hersteller-spezifischer Apps direkt vom Handy aus drucken.

Die Druckerverwaltung und ihr Nutzen für Druckerserver

Lassen Sie bei der Arbeit mit einem Druckerserver die Druckerverwaltung nicht außer Acht, mit welcher Sie einen Überblick über sämtliche Druckaufträge und Statusmeldungen haben.
Lassen Sie bei der Arbeit mit einem Druckerserver die Druckerverwaltung nicht außer Acht, mit welcher Sie einen Überblick über sämtliche Druckaufträge und Statusmeldungen haben. © 54131823 – toocan, depositphotos.com

Die Druckerverwaltung dient, wie ihr Name bereits impliziert, der Verwaltung Ihrer Drucker und der Druckaufträge. Diesbezüglich kommen häufig auch Druckerserver zum Einsatz, die besonders bei dem Zugriff mehrerer PCs auf einen Drucker vorteilhaft sind. Über die Druckerverwaltung haben Sie nicht nur den Überblick über sowie Zugriff auf sämtliche angeschlossene Drucker, sondern auch auf den oder die jeweiligen Druckerserver. Es ist also hier ausdrücklich auf eine hohe Sicherheit zu achten, damit sensible Daten nicht von Unbefugten verwendet werden können. Über die Serververwaltung auf Ihrem PC können Sie die Druckerverwaltung installieren. Zu dieser gelangen Sie auf dem Pfad: 

Start/ alle Programme/ Verwaltung/ Serververwaltung/ Funktion hinzufügen oder entfernen/ Weiter/ Serverfunktion. 

Hier finden Sie den Reiter für den Druckerserver, über welchen Sie die Druckerverwaltung installieren können.

Ist die Druckerverwaltung installiert, können Sie über diese Druckerserver hinzufügen und auch wieder löschen. Dabei werden sämtliche Druckinformationen der Druckerverwaltung auf dem Druckerserver gespeichert. Die Druckerverwaltung ist dabei vorteilhaft, da Sie Probleme, Fehler und weitere Statusmeldungen aller Drucker, die mit dem Druckerserver verbunden sind, überwachen und so schnell reagieren können, sollte ein Problem auftreten. Viele Drucker geben beispielsweise auch an, wenn es Zeit für frisches Verbrauchsmaterial wird. Dieses können Sie so zeitnah beispielsweise bei TintenCenter bestellen, sodass Sie ohne Unterbrechung weiter drucken können. Dabei können Sie sogar Ihre Druckkosten senken, wenn Sie zu kompatiblen Druckerpatronen und Tonern greifen, auf welche wir zusätzlich einen Mengenrabatt gewähren. Zudem bietet Ihnen unsere dreijährige Garantie die nötige Sicherheit, ausschließlich einwandfreie und qualitative Produkte zu erhalten. 

Druckerserver: Probleme und Lösungsvorschläge

Wie überall kann es auch bei einem Druckerserver zu Problemen kommen, die sich in vielen Fällen jedoch schnell und einfach lösen lassen. Egal, welche Variante Sie nutzen, ob externen Printserver, via Router oder integriert in einem Netzwerkdrucker, ist die erste Option der Problemlösung stets, den Dienst neu zu starten. Eine weitere Fehlerquelle stellt der Druckertreiber dar, der stets auf die neueste Version aktualisiert werden sollte. Diesen können Sie ganz bequem über die Webseite des Herstellers herunterladen, wenn Ihr Drucker Updates nicht automatisch installiert.

Stehen Sie vor einem Problem wie „Drucker druckt nicht“, sollten Sie zunächst Ihre Firewall überprüfen. Schalten Sie diese dazu kurz aus und testen Sie, ob Ihr Drucker danach wieder seinen gewohnten Dienst aufnimmt. Kontrollieren Sie außerdem, ob der Drucker ordnungsgemäß mit dem PC verbunden und an das Stromnetz angeschlossen ist. Auch fehlerhaft eingesetzte oder die falschen Druckerpatronen oder Toner können dafür sorgen, dass Ihr Drucker die Arbeit verweigert. Zudem können in der Druckerwarteschlange festhängende Druckaufträge dafür verantwortlich sein, wenn der Drucker nicht druckt. Auch die Verbindung via WLAN kann für diverse Probleme sorgen. Überprüfen Sie auch hier stets die ordnungsgemäße Verbindung.

Bei der Verwendung eines Druckerservers müssen für sämtliche Anwender Berechtigungen vergeben werden, sodass nur berechtigte Benutzer auf den Drucker zugreifen können. Diese Berechtigungen können Sie über die Druckerverwaltung unter der Option „Druckerserver“ festlegen. Fehlt eine solche Berechtigung, kann der Drucker den Druckauftrag nicht verarbeiten.

Bricht der Druckauftrag ab oder erhalten Sie eine Fehlermeldung, prüfen Sie zunächst, ob Sie die IP-Adresse korrekt eingetragen haben. Erneut kann auch Ihre Firewall wieder Grund dafür sein, dass der Druckauftrag nicht korrekt ausgeführt werden kann.

Druckerserver einrichten: Ein Fazit

Druckerserver sind ein nützliches Tool, wenn Sie beispielsweise im Unternehmen, mehrere Geräte miteinander verbinden und an einer zentralen Stelle zu Verwaltungszwecken zusammenführen möchten. Mithilfe der passenden Software wie der Druckerverwaltung haben Sie so stets einen Überblick über sämtliche Druckaufträge sowie Statusmeldungen. Das ist vor allem in größeren Büros sinnvoll, wo täglich zahlreiche Dokumente, Grafiken und anderes ausgedruckt werden müssen. Ein Druckerserver entlastet zudem den Drucker, da ankommende Druckaufträge gesammelt und nacheinander an den Drucker weitergeleitet werden. Möchten Sie einen Druckerserver einrichten, ist dies kein Hexenwerk, kann mitunter aber von Ihrer IT erledigt werden, die sich mit Ihrer Technik auskennt. Wichtig für Sie zu wissen sind die verschiedenen Arten von Printservern, damit Sie sich für die für Sie passende Lösung entscheiden können. Achten Sie in Ihrer Druckerverwaltung vor allem auf Sicherheit, sodass sich kein Unbefugter Zugang zu sensiblen Daten verschaffen kann und richten Sie Berechtigungen ausschließlich für die Personen ein, die einen Zugriff auf den oder die Drucker benötigen. 

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