Büroorganisation: Ordnung ist die Devise

Büroorganisation ist notwendig, damit Sie überfüllte Schreibtische und Ablagen nicht von Ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. © 64686311 – halfpoint, depositphoto.com
Büroorganisation ist notwendig, damit Sie überfüllte Schreibtische und Ablagen nicht von Ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. © 64686311 – halfpoint, depositphoto.com

Egal, ob im großen Betrieb oder im Home-Office, eine gut strukturierte Büroorganisation erleichtert das Arbeiten und spart häufig Zeit. Denn wer viel Zeit mit dem Suchen der benötigten Dokumente, Ordner usw. verbringt, hat weniger ebendieser, um sich seiner Arbeit und anstehenden Aufgaben zu widmen. Ordnung ist daher einer der wichtigsten Punkte im Büro. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen einige Tipps und Tricks aufzeigen, wie Sie eine optimale Büroorganisation erreichen.

Büroorganisation: Zeit als Faktor

Sowohl in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern als auch, wenn Sie allein im Home-Office arbeiten, ist die Büroorganisation wichtig, um eine passende Ordnung zu schaffen. Legen Sie Dokumente und Ordner einfach irgendwo ab, müssen Sie nicht selten viel Zeit einplanen, um diese wiederzufinden, wenn Sie sie erneut benötigen. Dies ist vor allem dann unvorteilhaft, wenn es schnell gehen muss. Häufig entsteht so Stress, den Sie vermeiden können.

Aus diesem Grund ist eine gewisse Grundordnung in Ihrer Büroorganisation notwendig. Wie Sie diese allerdings gestalten, obliegt ganz Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorstellungen. So wird der Gang zum Aktenschrank oder Ihrem Ablagesystem zu einem positiven Erlebnis, wenn Sie schnell das finden können, wonach Sie gesucht haben. Ein weiterer Nutzen eines ordentlichen Büros ist, dass sich beispielsweise auch eine Urlaubsvertretung schnell zurechtfindet. Doch nicht nur Zeit ist ein wichtiger Faktor, sondern auch Geld. Denn wird viel Zeit für die Suche nach den richtigen Unterlagen aufgebracht, kann diese nicht für die eigentliche Arbeit verwendet werden, sodass Sie hier nicht selten viel Geld einbüßen.

Büroorganisation und Arbeitsoptimierung

Ein ordentlicher und aufgeräumter Arbeitsplatz schafft eine gute Arbeitsatmosphäre. © 10708855 – igterex, depositphoto.com

Um sich die Arbeit im Büro einfacher zu gestalten, ist es notwendig einige Schritte zu beachten. Wir möchten Ihnen hier einige Tipps mit an die Hand geben, wie Sie sich gegebenenfalls besser organisieren können, um nicht so viel Zeit mit dem Suchen wichtiger Unterlagen zu verbringen.

1. Schreibtisch

Bevor Sie alles hin und herräumen und es schlussendlich wieder am ursprünglichen Platz liegt, sollten Sie zunächst Ihren Schreibtisch komplett leerräumen. Überlegen Sie, was Sie tatsächlich permanent benötigen. Dies darf wieder auf den Schreibtisch. Es empfiehlt sich zudem ein Ablagesystem für Postein- und –ausgang, Lesen, Nachschlagen, Zwischenablage und Papier. So haben Sie mit einem Handgriff das Benötigte parat. Für einen besseren Überblick über Ihre Termine können Ihnen Monats- und Jahresmappen behilflich sein. Dabei dient die Monatsmappe für Aufgaben, die im aktuellen Monat anfallen, das heißt an den Tagen 1-31 zum Beispiel. In die Jahresmappe können Sie alle Monate eintragen, sodass Sie stets einen groben Überblick haben, was in welchem Monat zu erledigen ist.

2. E-Mails

Nicht selten sammeln sich im Postfach Ihres E-Mail-Accounts die Mails, die Sie noch bearbeiten müssen. Wurden die Mails bereits geöffnet, werden Sie zudem schnell vergessen. Es ist daher von Vorteil, wenn Sie sich zu bestimmten Zeiten Ihr E-Mail-Postfach zur Bearbeitung vornehmen. Am Ende des Arbeitstages sollte dieses Fach leer sein. Unterordner wie „Erledigt“, „Wartend“, „Dringend“, „Archiv“ usw. können Sie bei der Ordnung im Posteingang unterstützen. Legen Sie aber nur so viele Unterordner an, wie Sie auch wirklich benötigen, um eine gute Übersicht zu behalten. Achten Sie außerdem darauf, diese Ordner regelmäßig zu überprüfen und zu bearbeiten, sodass sich nichts allzu lange stapelt und Sie am Ende wieder in Stress verfallen, um noch alles fristgerecht zu erledigen. Legen Sie sich ruhig feste Zeiten, um Ihre E-Mails zu bearbeiten.

3. Akten und Ordner

Für einen besseren Überblick eignen sich Ordner in unterschiedlichen Farben, bzw. mit unterschiedlich farbigen Etiketten für die verschiedenen Aufgabenbereiche. Diese sollten auf die gleiche Art und Weise beschriftet werden, damit Sie schnell das finden, was Sie benötigen. Aber auch innerhalb der Ordner sollte eine klare Ordnung herrschen. So beispielsweise mit Trennblättern und einem Inhaltsverzeichnis am Anfang. Stehsammler sind eher ungeeignet, da lose Blätter schnell knittern oder im Sammelsurium verschwinden. Gleiches gilt für die Arbeit am PC. Ordner mit eindeutiger Beschriftung sowie Unterordner helfen beim schnellen Finden der notwendigen Dokumente, Grafiken usw.

4. Geräte und Verbrauchsmaterial

Jeder Arbeitsplatz sollte stets eine Reihe ständig benötigter Geräte und Materialien zur Verfügung haben. Dazu zählen Papier, Stifte, Schere, Locher usw. Achten Sie darauf nur das tatsächlich aktuell notwendige auf dem Tisch liegen zu haben. Nicht Benötigtes darf in Schreibtischschubladen oder Rollcontainern untergebracht werden, welche sich in der Nähe zum Arbeitsplatz befinden sollten, damit Sie sie schnell zur Hand haben.

Müssen Sie in Ihrem Unternehmen oder Home-Office drucken, ist natürlich auch ein Drucker oder eine homogene Druckerflotte vonnöten. Ob ein separater Drucker für jeden Arbeitsplatz notwendig ist, sollte gut überlegt sein. Denn hier häufen sich nicht selten die Kosten Für Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Tinte und auch die Wartungskosten sollten in die Budgetplanung einbezogen werden. Beachten Sie dabei, dass eventuell auch ein Multifunktionsgerät vorteilhaft sein kann. Mit diesem können Sie auch scannen und kopieren und häufig sogar faxen, sodass Sie sämtliche Funktionen in einem Gerät vereint haben und sich somit laufende Kosten für diverse Bürogeräte reduzieren.

Ziehen Sie gern auch unseren Laserdrucker-Tintenstrahldrucker-Vergleich zurate, um zu erfahren, welche Druckerart für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Moderne Geräte sind meist effizienter, sodass auch eine Überlegung der Neuanschaffung der Effektivität dienlich sein kann. Welcher Drucker die geringsten Druckkosten hat, erfahren Sie ebenfalls bei uns im Blog. Wer kräftig sparen will, sollte von originalem Zubehör auf gutes kompatibles Verbrauchsmaterial umsteigen. Dieses ist meist den OEM-Produkten gleichwertig, jedoch zu einem weitaus günstigeren Preis erhältlich. Bei TintenCenter finden Sie dieses für die meisten Drucker der bekannten Marken. Natürlich bieten wir aber auch die entsprechende Originalware an.

5. Alte Gewohnheiten beseitigen

Um Rückfälle in alte Gewohnheiten dauerhaft zu vermeiden, können visualisierte Checklisten, beispielsweise auf einem Plakat, helfen, das Vorgenommene umzusetzen. Wie bei den meisten Umstellungen dauert es einige Zeit, bis diese verinnerlicht und später zur Gewohnheit werden. Im Büro oder Unternehmen können Sie auch einen Mitarbeiter bestimmen, der für die Einhaltung der neuen Regeln verantwortlich ist.

Büroorganisation: Ablagetechniken

Machen Sie Schluss mit losen Aktenstapeln, in denen Sie lange nach den passenden Unterlagen suchen müssen. © 159252236 – strelok, depositphoto.com

Neben dem Schreibtisch sind natürlich auch gut strukturierte Ablagesysteme ausschlaggebend für eine funktionierende Büroorganisation. Hierin können sowohl zu erledigende als auch fertiggestellte Aufgaben abgelegt werden, sodass Sie ständig einen Überblick über den Fortschritt Ihrer Arbeit haben.

Zu beliebten Ablagesystemen gehören natürlich Aktenschränke. Vor allem verschließbare Schränke erfreuen sich großer Beliebtheit. Einerseits kann niemand Ihre Arbeit einsehen, dem Sie es nicht erlauben. Auf der anderen Seite sieht es, zumindest von außen, stets ordentlich aus.

Es gibt aber noch weitere interessante Ablagetechniken, wie beispielsweise Hängemappen, in die besonders schnell Dokumente eingelegt werden können oder offene Dokumentenablagen für solche Papiere, die Sie schnell zur Hand haben müssen.
Weitere Tipps und Ratschläge rund um das Thema Ablagesysteme finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.

Büroorganisation: Software

Welche Bürosoftware Sie letztendlich benötigen, hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Dabei nutzen Architekten natürliche andere Programme als Buchhalter beispielsweise. Sinnvoll ist dennoch ein gutes Schreibprogramm. Hier überschlagen sich die Angebote. Windows-User nutzen meist das vorinstallierte Office-Paket, in dem sich unter anderem Word befindet. Kostenlos aus dem Internet herunterzuladen ist außerdem OpenOffice.

Weitere umfangreiche Bürosoftware bietet beispielsweise die deltra Business Software GmbH & Co. KG mit der orgaMAX-Software an. Diese ist kostenpflichtig, Sie können Sie allerdings auch kostenlos testen, bevor Sie sich dafür oder dagegen entscheiden. Mit dem Programm haben Sie die Kontrolle über Ihre gesamte Büroorganisation sowie die Arbeitsabläufe, sodass es sich nicht nur um ein reines Rechnungsprogramm handelt.

Mit orgaMAX haben kleine bis mittelständische Unternehmen, aber auch Selbstständige, Freiberufler und Dienstleister eine gute Methode sowohl Angebote, Rechnungen oder Aufträge zu stellen, Warenwirtschaft und Lager zu verwalten als auch Ihr Finanzmanagement zu überblicken.

Auch mit Lexware wird Ihnen eine Software zur Büroorganisation angeboten, mit welcher Sie Rechnungen und Aufträge stellen sowie Ihre Buchhaltung und Bilanzen regeln können.

Büroorganisation: Aufgabenplanung

Haben Sie die passende Software gefunden, ist das jedoch noch nicht der Schlüssel zur optimalen Büroorganisation. Die entsprechenden Programme unterstützen Sie selbstverständlich bei der täglichen Arbeit, doch ist der Schritt zum vollständig papierlosen Büro noch nicht vollzogen, sodass Sie weiterhin nicht selten vor Papierbergen sitzen. Ablagesysteme, großes Ausmisten unnötiger Dinge und ein aufgeräumter Schreibtisch sind weiterhin Grundlage für ein sauberes und ordentliches Arbeiten im Büro. Ratschläge, wie Sie dies bewerkstelligen, finden Sie nicht nur im Internet, sondern können es auch in einem Buch nachlesen.

Dieses kann auch zum Nachschlagen wichtiger Punkte genutzt werden, indem Sie beispielsweise Postits oder ähnliches in für Sie nützliche Seiten heften, was die Suche nach dem Passenden wesentlich vereinfacht. Einige Ratgeber möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen.

  • Akhavan-Hezavei, Maria/Rodatus, Angelika/Rompel, Anette (2013) (Hg.): Handbuch Sekretariat und Office-Management: Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management. Wiesbaden: Springer.
  • Nägler, Wera (2011): Alles im Griff – Das 1×1 der Büroorganisation. Göttingen: BusinessVillage GmbH.
  • May, Sibylle (20152): Das Checklistenbuch: Die wichtigsten Organisationshilfen für das Büromanagement. Wiesbaden: Springer Gabler.

Wera Nägler ist zudem ein bekannter Coach, bei welcher Sie Seminare zur Effizienz im Büro besuchen können. Des Weiteren finden Sie an diversen Standorten weitere informative Seminare zum Thema, wie beispielsweise angeboten von der Haufe Akademie.

Büroorganisation: Tipps und Checklisten

Erstellen Sie Checklisten zum Selbstmanagement und zur Aufgabenplanung. So schaffen Sie Sicherheit und Zufriedenheit im Arbeitsalltag. © 175923392 – ridjam, depositphoto.com

Abschließend möchten wir Ihnen noch einige Tipps und eine Checkliste mit an die Hand geben, an denen Sie sich für eine optimale Büroorganisation orientieren können. Diese eignen sich nämlich nicht nur, um Aufgaben systematisch abzuarbeiten, sondern sorgen auch für Sicherheit. Indem Sie die einzelnen Schritte mental oder mittels Stift und Papier abhaken, müssen Sie nicht fürchten, etwas vergessen zu haben. So wird das Selbstmanagement nicht zur Qual sondern führt zielsicher zum Erfolg.

Sie können so Ihr Gehirn ein wenig entlasten und haben mehr Kapazität für andere Aufgaben. Zudem sparen Sie Zeit, indem Sie nicht sämtliche Arbeitsschritte nochmals durchdenken, sondern visuell auf einen Blick erfassen können. Um eine nachhaltig effiziente Büroorganisation zu gewährleisten, kann folgende Checkliste helfen.

  • Damit Sie auf lange Sicht von einem aufgeräumten Büro profitieren, sollten Sie Ihre Büroorganisation und Ablagesysteme so planen, dass Sie nicht nach einiger Zeit wieder von vorn beginnen müssen.
  • Zu komplizierte Systeme sind unvorteilhaft, denn im Idealfall sollte sich jeder Mitarbeiter mit Ihrem System zurechtfinden. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel einmal im Urlaub oder krank sind.
  • Nutzen Sie ein Archiv für erledigte Arbeiten. Überprüfen Sie regelmäßig, was Sie bereits bearbeitet haben, was im Archiv abgelegt werden kann und was noch zu erledigen ist. Nutzen Sie hierfür verschiedene Ablagen, die Sie entsprechend beschriften.
  • Ein regelmäßiges Aussortieren unwichtiger Dinge ist sinnvoll. So halten Sie auch das Archiv ordentlich und laufen nicht Gefahr, dass dieses irgendwann „überquillt“.
  • Orientieren Sie sich an einem effizienten Ablagesystem und halten Sie sich daran. Fallen Sie nicht in alte Gewohnheiten zurück und stapeln sämtliche verschiedene Dokumente auf Ihrem Schreibtisch.
  • Dokumente doppelt abzulegen, ist nicht effizient. Lassen sich solche nicht eindeutig zuordnen, helfen Postits oder farbige Markierungen mit Querverweisen.
  • Vermeiden Sie zu viele „freie“ Ablagemöglichkeiten, um nicht Gefahr zu laufen, Dokumente „wild“ abzulegen.
  • Indem Sie sich feste Termine zur Bearbeitung setzen, werden sogenannte „Bermuda-Haufen“ vermieden, in denen schnell Dinge verschwinden oder in Vergessenheit geraten.
  • Kategorisieren Sie Ihr Archiv sinnvoll beispielsweise nach Jahren, sodass Sie auch alte Dokumente, Broschüren oder sonstiges auch später schnell wiederfinden.

Setzen Sie sich vor allem Ziele für Ihr Selbstmanagement, denen Sie folgen können. Dies hängt natürlich vor allem von Ihren individuellen Aufgaben ab. Sinnvoll sind vor allem feste Zeiten, in denen Sie beispielsweise den Postein- und –ausgang bearbeiten. Dies gilt sowohl für die schriftliche Post als auch für E-Mails sowie alle weiteren Arbeitsabläufe.

Kategorisieren Sie sinnvoll. Eine Ablage für „noch zu erledigen“, „demnächst zu erledigen“ oder „später erledigen“ sind nur dann sinnvoll, wenn nicht die Gefahr besteht, dass sich dort die Aufgaben stapeln. Praktischer sind Ablagen mit Terminvorgaben wie „heute“ oder „diese Woche“. Haben Sie Ihre eigenen Checklisten erstellt, arbeiten Sie sich an diesen Leitfäden entlang. So vergessen Sie nichts. Dies gibt Ihnen nicht nur ein Gefühl von Sicherheit, sondern Sie haben auch mehr Sinn für andere Dinge.

Ein aufgeräumtes Büro ist dabei von großer Wichtigkeit, denn Stapel von diversen Papieren fördern Stress, nämlich in dem Maße, dass keiner mehr weiß, wo Anfang oder Ende ist. Denn sind wir ehrlich, nur wenige beherrschen tatsächlich das Chaos.

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1 Kommentar

  1. Sinnvolle Tipps zu den Farben von den Mappen! Die Papiere liegen ja überall, so dass es schwierig fällt, was zu finden. Es mangelt noch bei uns an Schränken. Die Schreibtische sind ja auch noch so unbequem, denn wir sitzen den ganzen Tag daran. Gehört habe ich von dem Steh-Sitz-Tisch. Was für eine tolle Sache!

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