Ablagesysteme: Für eine gute Ordnung im Büro und zu Hause

Ablagesysteme dienen der Ordnung in Ihrem Büro und sollten sinnvoll genutzt werden. © 14557633 – mmaxer, depositphoto.com
Ablagesysteme dienen der Ordnung in Ihrem Büro und sollten sinnvoll genutzt werden. © 14557633 – mmaxer, depositphoto.com

Zur aufgeräumten Büroumgebung, egal ob im Home-Office oder der Firma, gehören neben vielerlei Dingen, wie einem ordentlichen Schreibtisch, auch Ablagesysteme mit einer Ablage für Ordner und Dokumente jeglicher Art. Denn sonst entsteht durch wahllos abgelegte Papiere schnell Chaos, welches es zu beseitigen gilt. Andernfalls müssen Sie unnötig viel Zeit in die Suche nach den richtigen Unterlagen investieren. Solche Ablagesysteme helfen Ihnen, Ordnung in Ihrem Büro zu halten und schnell das zu finden, was Sie suchen. Dabei gibt es die unterschiedlichsten Ablagesysteme wie Stehsammler, Briefablagen, Ordner, Mappen oder Hefter, weshalb wir Ihnen in diesem Artikel einige sinnvolle Varianten vorstellen möchten.

Ablagesysteme: Büro

Bevor Sie sich den verschiedenen Varianten der möglichen Ablagesysteme widmen, sollten Sie zunächst Ordnung in Ihrem Büro schaffen. Das heißt, ordnen Sie zunächst alle losen Blätter nach passenden Kategorien wie Datum, Aufgabenbereich, etc. Zusammengehörige Akten und Papiere können mit Heftklammern verbunden werden, sodass Sie diese immer mit einem Griff zur Hand haben. Bewahren Sie jedoch nur solche Dokumente auf, die Sie tatsächlich benötigen, um nicht unnötig Platz zu verschwenden.

Ein regelmäßiges Aussortieren hilft, Ordnung in Ihre Büroorganisation zu bringen. Auch lose Papier, Schmier- und Notizzettel sollten einen festen Platz haben. Dafür eignen sich separate Ablagen oder Sammelboxen. Letztere haben den Vorteil, dass Sie verschließbar sind und so keine Unordnung sichtbar ist.

Ablagesysteme: Arten

Haben Sie Ihr Büro soweit organisiert und unwichtige Dokumente ausgemistet, geht es an die Einrichtung bezüglich der Ablagesysteme. Die Entscheidung, welche der vielen Varianten für Sie vorteilhaft ist, hängt von diversen Faktoren ab. Zum einen müssen Sie überlegen, wie viel Platz Sie einerseits in Ihrem Büro haben und andererseits auch für die Ablage Ihrer Dokumente benötigen. Danach richtet sich auch die Wahl der passenden Ablagesysteme.

Ablagesysteme: Regale und Schränke

Damit sich Ihre Unterlagen nicht wild in der Gegend stapeln und so beispielsweise durch einen Windstoß Gefahr laufen, durcheinander zugeraten, bieten sich Schränke und Regale als Aufbewahrungssysteme an. Vor allem geschlossene Schränke eignen sich, wenn Sie Ihre Akten so verstauen möchten, dass Sie nicht jeder zu Gesicht bekommt. Dabei profitieren Sie zudem von diversen Ausführungen. Sie können sich folglich entscheiden, ob Sie einen hängenden Schrank präferieren oder eher eine große stehende Variante mit viel Platz. Es gibt aber auch kleine Schränke, die unter oder neben Ihrem Schreibtisch Platz finden. Dies eignet sich vor allem dann, wenn Sie in einem kleinen Büro arbeiten. Große Schränke oder Schrankwände sind vor allem in größeren Räumen oder, wenn Sie viel Stauraum benötigen, sinnvoll. Dabei haben Sie natürlich die Wahl zwischen verschiedenen Farben.

Regale bieten wiederum den Vorteil, dass Sie diese an die Wand anbringen können und direkt sehen, was sich auf ihnen befindet. So können Sie auf diesen beispielsweise Ordner unterbringen, welche Sie so beschriften, dass Sie erkennen, welche Unterlagen und Dokumente sich in eben diesen befinden. Hier eignen sich Aufkleber für Buchrücken oder Etiketten. Um eine einheitliche Beschriftung zu gewährleisten, können Sie Beschriftungsgeräte einsetzen. Das passende Verbrauchsmaterial wie Etiketten oder Schriftbänder finden Sie für viele Modelle bei TintenCenter.

Auch Rollschränke, welche Sie unter Ihrem Schreibtisch platzieren können, bieten viele Vorteile. So können Sie diese nach Belieben ohne große Schwierigkeiten dank der Rollen frei platzieren und bei Bedarf einfach umräumen. Hier kann beispielsweise auch Ihr Druckerpapier für Ihren Drucker oder das Multifunktionsgerät Platz finden.

Ablagesysteme: Hängemappen

Hängemappen sind aufgrund ihrer Vielfalt an Unterbringungsmöglichkeiten besonders beliebt. © 27911967 – elenathewise, depositphoto.com
Hängemappen sind aufgrund ihrer Vielfalt an Unterbringungsmöglichkeiten besonders beliebt. © 27911967 – elenathewise, depositphoto.com

Hängemappen erfreuen sich aufgrund ihrer praktischen Anwendung großer Beliebtheit. Vor allem erlangen Sie mit diesen einen guten Überblick über Ihre Akten. Dabei nehmen Hängemappen nicht viel Platz ein. Denn Sie können sie in Schubladen, einem Ablagekorb oder einem Regal aufbewahren. Aber die Mappen bieten weitere Vorteile. So sind sie mit kleinen Schildchen bzw. Etiketten versehen, welche Sie eindeutig beschriften können, sodass Sie mit einem Blick erkennen, welche Dokumente sich in der Mappe befinden.

Zudem können Sie Trennblätter einfügen, wenn Sie die Mappe in Unterkategorien einteilen möchten oder müssen. So finden Sie schnell das Benötigte und vergeuden keine Zeit mit dem mühsamen Suchen Ihrer Dokumente. Hängemappen gibt es von diversen Marken und Herstellern wie zum Beispiel Leitz, Styro oder Esselte. Bei diesen Anbietern finden Sie nicht nur Hängemappen sondern auch viele weitere nützliche Büroartikel.

Ablagesysteme: Dokumente und Dokumentenablagen

Aktuell benötigte Dokumente müssen zunächst natürlich nicht den Weg in Ihr Archiv finden. So würden Sie nur wieder Zeit investieren müssen, diese herauszusuchen. Aus diesem Grund gibt es sogenannte Dokumentenablagen, die Sie beispielsweise auf, unter oder neben Ihrem Schreibtisch unterbringen können. Solche eignen sich zum Beispiel für vorgefertigte Dokumente, die einer weiteren Bearbeitung bedürfen.

In Arztpraxen ist diese Art der Anwendung nicht selten zu finden; nämlich in dem Maße, dass vorgefertigte Rezepte oder Krankenscheine nur noch mit den persönlichen Patientendaten ausgefüllt werden müssen. Die Dokumentenablage dient dabei der schnellen Bearbeitung, da sie sich im Idealfall in Ihrer direkten Nähe befindet.

Ablagesysteme: Post und Briefe

Ob im Unternehmen, privaten Haushalt oder im Home-Office, häufig wird wichtige Post erhalten und muss beantwortet werden. Damit diese aber nicht in einer Dokumentenablage für Schmierzettel landet, sollte eine Briefablage für den Postein- und –ausgang genutzt werden, die ständig kontrolliert wird. Briefkörbe oder –ablagen können ebenfalls eindeutig beschriftet werden, sodass Sie auch hier einer gewissen Ordnung folgen, um so nicht lange nach dem Passenden suchen zu müssen. So können Sie beispielsweise Etiketten mit „Eingang“ und „Ausgang“ oder „Rechnungen“ usw. beschriften und auf die Ablage kleben.

Leere Briefumschläge oder ähnliches können dagegen in einem Briefständer aufbewahrt werden. Solche Ständer sind in verschiedene Fächer unterteilt, sodass Sie auch unterschiedliche Umschlaggrößen hineinstellen können und so immer das Passende zur Hand haben.

Ablagesysteme: digital oder Papier

Letzten Endes ist es unwichtig, ob es sich bei Ihren Unterlagen um digitale Dokumente oder um Papier handelt. Eine gewisse Grundordnung ist ein Muss in jedem Büro. Aber auch Ablagesysteme für Privathaushalte sind wichtig. Eine Übersicht über Ihre Korrespondenz, sei es im Betrieb oder zu Hause ist stets von Vorteil. So können Sie beispielsweise auch Ihre Mails in verschiedene Kategorien unterteilen, um so einen Überblick zu behalten, was bearbeitet werden muss, was ins Archiv kann, usw. Beachten Sie, dass vor allem geöffnete E-Mails im Posteingang „verschwinden“ bzw. schnell in Vergessenheit geraten.

Auch digital sollten Sie auf eine gewisse Ordnung achten und sowohl eindeutig beschriftete Ordner als auch Unterordner erstellen. © 35971735 – maxxyustas, depositphoto.com
Auch digital sollten Sie auf eine gewisse Ordnung achten und sowohl eindeutig beschriftete Ordner als auch Unterordner erstellen. © 35971735 – maxxyustas, depositphoto.com

In Bezug auf Dokumente aus Papier sollten Sie sich vor Augen halten, dass nicht alle Arten dazu bestimmt sind, in Mappen, Ordner, Schränke, Regale oder ähnlichem abgelegt zu werden. Einige dienen zum Beispiel auch der Repräsentation. Dazu gehören Prospekte, Werbung, Flyer usw. Hierbei können Sie auf einen sogenannten Paperflow wie einem offenen Regal zurückgreifen, sodass jeder Interessierte sich Ihre repräsentativen Papiere genauer anschauen kann. Kleine Steckfächer bzw. Stehsammler aus Plastik oder Glas eignen sich für solche Zwecke besonders.

Ablagesysteme in den verschiedenen Bereichen

Wie bereits erwähnt, müssen die Ablagesysteme zu Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen passen. So sollten sich beispielsweise wichtige Unterlagen in einem Kindergarten oder der Schule nicht in Reichweite der Kinder befinden. Malpapier, Stifte usw. gehören ebenso an einen festen Platz und sollten nach Verwendung auch wieder dort untergebracht werden. Dies hat den Vorteil, dass die Kinder stets wissen, wo sie suchen müssen und zeitgleich lernen, eine gewisse Ordnung zu halten.

Große Firmen und Unternehmen, deren Buchhaltung im Haus sitzt, sollten diese in einem separaten Büro oder abgetrennten Bereich unterbringen. Denn letztendlich geht diese nicht jeden Mitarbeiter Ihrer Firma etwas an. Welche Ablagesysteme Sie verwenden, liegt auch hier bei Ihnen und hängt wiederum von diversen Faktoren, wie zum Beispiel dem Platz, ab.

Führen Sie einen Handwerksbetrieb oder ähnliches, sollten Sie auch hier die Ablagesysteme anpassen. Dabei gibt es verständlicherweise Unterschiede zwischen Ablagesystemen für Ihre Buchhaltung oder Aufträge und dem Werkzeug. Für letzteres sollten ein stabiles Regal, Hängevorrichtungen oder feste Schränke verwendet werden, wohingegen Flyer oder Werbung für Ihren Betrieb gern in einem Stehsammler untergebracht werden können. Dieser sollte dort stehen, wo Sie mit Ihren Kunden in Verbindung treten, so zum Beispiel im Eingangsbereich.

Clevere Ablagesysteme: Tipps für die Praxis

Ablagesysteme dienen vor allem der Ordnung im Büro. Doch die optimale Büroorganisation hat noch weitere Facetten. Dabei sollten langes Suchen nach dem benötigten, veraltete Informationen sowie Platzmangel durch Papierstapel oder wahllos abgelegtes Büromaterial weitestgehend vermieden werden. Nutzen Sie folgende Tipps gern als Checkliste für Ihre Büroorganisation.

Bevor Sie vor einem kaum überblickbaren Aktenstapel sitzen, sollten Sie sortieren, ausmisten und archivieren. © 6456578 – Nomadsoul1, depositphoto.com
Bevor Sie vor einem kaum überblickbaren Aktenstapel sitzen, sollten Sie sortieren, ausmisten und archivieren. © 6456578 – Nomadsoul1, depositphoto.com

1. An Dreierregel halten

Sobald Sie bemerken, dass ein Ordner beginnt aus allen Nähten zu platzen, sollten Sie circa drei oder mehr Dokumente mit veralteten Informationen aussortieren. So verfahren Sie auch mit Schubladen, Regalen oder anderen Ablagesystemen. Was nicht mehr benötigt wird, sollte auch seinen Weg in den Papierkorb finden, denn regelmäßiges Ausmisten fördert die Ordnung im Büro.

2. Austauschen statt Aufstocken

Diese Regel bezieht sich ebenfalls zum Teil auf das Ausmisten veralteter Informationen. In diesem Fall bedeutet das, wenn Sie eine neue Information zufügen, eine alte dafür entsorgen sollten. Im Prinzip tauschen sie also eine neue Information gegen eine alte aus und stocken Ihr Office nicht mit mehr Informationen auf als tatsächlich nötig.

3. Zwischendurch-Regel

Wie bereits erwähnt, ist regelmäßiges Ausmisten wichtig. Stellen Sie sich beispielsweise zum Feierabend für den nächsten Tag Ordner, Mappen oder Dokumentenablagen bereit, um diese auszudünnen. Haben Sie vor oder während der Arbeitszeit etwas Luft, sortieren Sie unwichtige oder veraltete Informationen aus.

4. Termine festlegen statt zu lange zu warten

Nicht selten wird das Ausmisten oder Aufräumen verschoben oder vergessen. Setzen Sie sich daher konkrete Termine, wann Sie Ihre Unterlagen sortieren, ausmisten oder neu verstauen. Zudem bietet es sich an, individuelle Ziele zu setzen. Haben Sie diese erreicht, stellt sich automatisch ein Gefühl der Zufriedenheit ein.

5. Verfallsdatum festlegen

Sobald Sie einen neuen Ordner anlegen, sollten Sie sich bewusst sein, dass die in ihm enthaltenen Dokumente oft nach einer gewissen Zeit ihren Nutzen verlieren. Das heißt, dass es sich hier ab einem bestimmten Zeitpunkt um veraltete Informationen handelt, welche entweder ins Archiv oder in den Papierkorb gehören. Kennzeichnen Sie den Ordner so, dass Sie direkt erkennen, ab wann dieser „verfällt“, sodass Sie bei einer Aufräumaktion nicht erst lange nach veralteten Ordnern suchen müssen.

Fazit: Ablagesysteme

Ablagesysteme bieten Ihnen viel Freiraum, wenn es um die Unterbringung Ihrer Unterlagen geht, seien es Aufträge, Rechnungen, die Buchhaltung, allgemeine Briefe oder sonstiges. Organisieren Sie Ihre Ablagen so, dass Sie mit wenigen Blicken und Griffen das Benötigte zur Hand haben. Dabei eignen sich verschiedene Ablagesysteme für unterschiedliche Anwendungen mehr oder weniger.

Haben Sie wenig Platz in Ihrem Büro, nutzen Sie beispielsweise kleinere Rollschränke, die schnell unter Ihrem Schreibtisch verstaut werden können. Haben Sie dagegen Platz in einem großen Büro und kommen sogar mit Kunden in Kontakt, eignen sich geschlossene Schränke, damit nicht jeder sieht, was sich in diesen befindet. Anders verhält es sich allerdings mit Werbung, Flyern etc. Diese können beispielsweise dort stehen, wo Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten, so beispielsweise im Eingangsbereich Ihrer Firma.

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